Inkasso af et ubetalt konsulenthonorar kræver et forståeligt grundlag for den ydelse, kunden har købt. Honoraret kan dække nogle timers rådgivning eller et projekt med flere leverancer. Dansk Inkasso hjælper med at gennemgå kravet og følge op på betalingen. En tydelig sammenhæng mellem aftalen, det udførte arbejde og fakturaen gør det lettere at afklare, om betalingen er forsinket, eller om kunden er uenig i honoraret.

Gør honorarets grundlag tydeligt

Find først den aftale, som honoraret bygger på. Det kan være et underskrevet tilbud, en ordrebekræftelse eller en mailudveksling. Ved timehonorar er det relevant at samle oplysninger om timepris, opgavernes indhold og registreret tidsforbrug. Har kunden godkendt et overslag eller en økonomisk ramme, bør det også fremgå af materialet.

Ved en fast pris er det især opgavens omfang, der skal kunne forklares. Hvilke leverancer var med i prisen, og blev der senere bestilt ændringer eller ekstraarbejde? Hvis betalingen var knyttet til milepæle, bør hver faktura kunne forbindes med den relevante del af projektet. Hold det oprindelige arbejde og eventuelle tillægsopgaver adskilt i din forklaring. Det gør det nemmere at se, hvilke beløb aftalen understøtter, og hvor der eventuelt mangler oplysninger.

Vis hvad kunden har modtaget

En faktura fortæller, hvad du kræver betaling for, men dokumentationen for arbejdet giver sammenhængen. Saml relevante leverancer, afleveringsmails, referater og beskeder fra kunden. For rådgivning, der hovedsageligt er foregået på møder eller telefon, kan kalenderaftaler og samtidige notater være nyttige til at beskrive forløbet.

Skeln mellem aflevering og accept. At du har sendt et materiale, er ikke i sig selv det samme som, at kunden udtrykkeligt har godkendt det. Har kunden bekræftet modtagelsen, godkendt en leverance eller bedt om bestemte ændringer, så medtag den konkrete besked. Hvis der ikke findes en udtrykkelig godkendelse, skal du beskrive det åbent. Vælg den dokumentation, der belyser betalingskravet, frem for at sende hele projektarkivet uden forklaring. En kort kronologi kan gøre et langt samarbejde langt mere overskueligt.

Afklar hvorfor betalingen mangler

Inden du overdrager sagen til inkasso, er det nyttigt at undersøge, hvad kunden faktisk har sagt om fakturaen. En besked om, at bogholderiet mangler et ordrenummer, er noget andet end en indsigelse mod timeforbruget eller kvaliteten af arbejdet. Ret praktiske fejl, og gem korrespondancen, så den videre behandling tager udgangspunkt i det aktuelle forløb.

Hvis kunden har indsigelser, bør de følge med sagen sammen med dit svar og den dokumentation, der vedrører uenigheden. Undlad at fremstille kravet som ubestridt, hvis kunden har protesteret. Det kan også være, at uenigheden kun vedrører en del af honoraret. Beskriv i så fald, hvilke poster kunden anfægter, og hvilke der ikke er kommenteret. Inkasso fjerner ikke behovet for at forholde sig til den konkrete uenighed.

Overdrag et krav der kan forklares

Når aftale, faktura og dokumentation er samlet, kan du overdrage kravet til Dansk Inkasso. Dansk Inkasso K/S er opført på Politiets liste over autoriserede inkassovirksomheder. Dansk Inkasso gennemgår kravet, sender inkassobreve, følger op telefonisk og administrerer eventuelle afdrag. Du kan oprette en gratis konto og følge sagen online.

Almindelig udenretlig inkasso koster 0 kr. pr. sag uden abonnement eller oprettelsesgebyr. Dansk Inkasso får sin betaling fra de inkassoomkostninger og gebyrer, der pålægges skyldneren. Retslig behandling og tilkøb afregnes særskilt, og egen tilbagekaldelse af en sag kan medføre betaling efter betingelserne.

Modtager du en betaling direkte fra kunden undervejs, bør du straks oplyse det, så restkravet kan blive opdateret.